New way for creating and updating records in Dynamics 365 CRM
Dynamics 365 CRM'de genellikle kayıtları toplu olarak oluşturmamız veya güncellememiz gerekir.
Bunu yapmak için çeşitli yöntemler vardır. Veri Al (Import Data) yoluyla belli formatlardaki dosyaları kullanarak , Dynamics 365 CRM 'de kayıtları oluşturabilir veya güncelleyebiliriz.
Ayrıca, Dynamics 365 CRM içindeki Toplu Düzenleme (Bulk Edit) butonu ve Excel Online butonu, varolan kayıtları toplu olarak güncellememize yardımcı olur.
Son zamanlarda PowerApps üzerinde çalışırken, Excel'de çalışmaya alışkın ve Excel sayfalarında çalışmayı seven kullanıcılar için kullanımı çok kolay ve çok yararlı olan başka bir yöntemle karşılaştım.
Şimdi, toplu kayıtları oluşturmak ve güncellemek için PowerApps ortamında kullanabileceğimiz bu yeni özelliği inceleyelim.
Bu yeni özelliğe Verileri Excel'de düzenle (Edit data in Excel) adı verilir. Bu sadece Dynamics 365 CRM ile sınırlı değildir. PowerApps Platformunun bir parçası olduğundan, diğer PowerApps ortamlarınız için kullanılabilir.
https://make.powerapps.com adresinde oturum açın. Veri sekmesinin altındaki Varlıklar'ı seçin ve verileriyle çalışmak istediğiniz varlığı tıklatın. Daha sonra açılan varlık içerisinde Veriler sekmesine tıklayalım ve formun üstünde Verileri Excel'de düzenle adlı bir buton göreceksiniz.
Not: Burada hangi ortam için çalışacağınızı en başta seçmeniz gerekecektir. Bunu da sayfanın sağ üst köşesinde bulunan Ortamlar (Environments) altından yapıyoruz.
Bu yöntemin diğer data düzenleme yöntemlerinden (Veri Alma Sihirbazı, Toplu Düzenleme ve Excel Online) farkları
Bu yeni özellik ve mevcut diğer özellikler arasındaki temel fark, sadece kayıtları toplu olarak güncellememize izin vermekle kalmaz, aynı zamanda başka bir yere gitmeden Excel'de hareket halindeyken kayıtlar oluşturmamıza izin verir. Excel sayfasını Dynamics 365 CRM'de içe aktarmaya gerek yoktur. Çok az tıklama ile güncellenen verileri Dynamics 365 CRM'de alacaksınız.Excel'de verileri düzenle'yi ne zaman kullanabiliriz?
- Dynamics 365 kullanılan kuruluş içerisinde excel ile daha rahat çalışan personeller olabilir veya işleri yalnızca belirli ihtiyaçlara yönelik CRM 'de kayıt oluşturmak ve güncellemek olabilir. Bu tip kullanıcılara yönetici olarak üzerinde çalışacakları bir excel sayfası sağlayabilirsiniz. Örneğin, Dynamics 365 CRM'de güncelleme yapmak için satış personeline bir excel Müşteri sayfası (Dynamics 365 CRM ortamına bağlanacak) sağlayabilirsiniz.
- Dynamics 365 Yöneticisi olarak, birçoğunuz ortamda farklı kayıt kümeleri oluşturarak iş süreçlerinizi test etmek istiyorsunuz. Bu özelliği, test amacıyla Dynamics 365'te kayıt oluşturmak ve güncellemek için de kullanabilirsiniz.
Gereklilikler
Bu yöntemi kullanabilmek için excel içerisinde ‘Microsoft PowerApps Office Eklentisi’ kurulu olmalıdır. Microsoft AppSource'a gidin ve "Microsoft PowerApps Office Eklentisi" ni arayın ve yükleyin.
Eklentiyi yüklemek için ilgili makaleyi inceleyebilirsiniz.
Verileri Excel'de düzenleme nasıl çalışır?
Buradaki örneğimizde firmalar üzerinde bu yöntemi uygulayacagız.
Yukarıda anlattığım gibi https://make.powerapps.com adresinde oturum açın. Veri sekmesinin altındaki Varlıklar'ı seçin ve Firmalar varlığını tıklatın. Daha sonra açılan firma varlığı içerisinde Veriler sekmesine tıklayalım ve formun üstünde Verileri Excel'de düzenle butonuna tıklayalım.
Bu ekranda hangi veri setinde çalışacaksak ekranın sağ üst köşesinde bulunan görünümler kısmından görünüm belirleyebiliriz.
Verileri Excel'de düzenle butonuna tıkladıktan sonra bilgisayarımıza dataların bulunduğu bir excel inecektir.
İndirilen excel sayfasını açın. Microsoft PowerApps Office Eklentisi'nde Ortak Veri Hizmeti kullanıcı hesabını kullanarak Dynamics 365 CRM'de oturum açın.
Eğer daha önce giriş yapıldıysa tekrar giriş yapmamıza gerek kalmayacaktır.
Başarılı bir şekilde oturum açtığınızda, eklenti panelinde aşağıdaki seçenekleri görürsünüz.
Kaynak: Verilerin kaynağını tanımlar. Bu örnekte, kaynak Firma (account) dır.
Alan: Bulunduğum sütunu tanımlar. Bu örnekte, ‘Firma Adı’ sütununun satır hücresindeyken ‘Firma Adı’nı gösteren alan.
Yeni: Tabloya yeni kayıt girişi yapmak ve bu girişi Dynamics 365 CRM'de yeni bir kayıt olarak kaydetmek için kullanabileceğiniz bölümdür.Excele yeni satır ekler.
Yenile: Excel sayfasındaki verileri yeniler. Dynamics 365 CRM'den yeni değişiklikleri alır ve excel sayfasını güncellenmiş verilerle yeniden yükler.
Yayınla: Excel sayfasında yapılan değişiklikleri Dynamics 365 CRM 'ye aktarın. Verilerinizde excel sayfasında değişiklik yapabilirsiniz ve değişiklikleri yaptıktan ve verileri onayladıktan sonra, Dynamics 365 CRM 'deki tüm değişiklikleri uygulamak için bu butonu kullanın.
Filtre: Excel sayfasında bulunan verilere filtre uygulayın. Varsayılan olarak, "VE" koşulu uygulanır. Verileri Filtre penceresinde eklenen koşula göre yeniden yüklemek için ‘Yenile’ düğmesini kullanın.
Yeni kayıt oluşturun ve mevcut kayıtları güncelleyin
Verileri düzenlemek istediğiniz excel sayfasındaki hücreye gidin. Metin, çok satırlı, para, datetime, Lookup, owner, optionset vb. Her türlü alanı ayarlayabiliriz.
Seçenek kümesi için eklenti panelinde seçebileceğiniz seçenekler elde edersiniz. Sahip ve arama alanı için eklenti panelinde kullanıcı kayıtlarının ve ilgili varlığın kayıtlarının listesini alırsınız.
Seçenek kümesi
Seçenek kümesi alan türü için yeni değeri seçmek için listeden seçeneği seçin. Aynı şey Boole türü alan için de geçerlidir.
Arama (Lookup)
Yeni arama değerini seçmek için kayıt listesinden kaydı seçin.
Örneğimizde ,Sahibi alanını tıkladıktan sonra Microsoft PowerApps Office penceresinde bu alana gelebilecek değerler listelenir. Bu listeden bir kayıt seçebilirsiniz.
Yeni kayıt oluştur
Bir tabloya yeni bir satır eklemek için "Yeni" düğmesini tıklayın.Excelinizde yeni kayıt girişi için bir satır belirecektir. Gerekli tüm alanlar için veri girin. Excel sayfasındaki değişiklikleri yaptıktan sonra değişiklikleri Dynamics 365 CRM'ye kaydetmek için Yayınla'yı tıklayın.
Başarılı bir yayımlama işleminden sonra , 'Yayım Başarılı' mesajı alırsınız.
Sonrasında excel üzerinde yaptığınız değişiklikleri Dynamics 365 CRM üzerinde görebilirsiniz.
Salt okunur alan
İndirilen excel sayfası, varlığın tüm alanlarını gösterir. Ancak salt okunur alanı değil, yalnızca düzenlenebilir alanın verilerini güncelleyebiliriz. Eğer salt okunur bir alan üzerinde güncelleme işlemi yaparsanız yayımlama sırasında hata çıkacaktır.
Excel üzerinde eklentiye hangi kullanıcı ile bağlanırsanız o kullanıcının yetkilerine göre excelde işlem yapabilirsiniz.
Örneğin,bir yönetici olarak olası satış varlık excel sayfasını indirir ve diğer olası satışları okuma erişimi olmayan bir kullanıcıyla paylaşırsanız, o kullanıcı yalnızca kendisine ait olan olası satışları görebilir. Bu özelliği Excel sayfasında kullanırken Dynamics CRM güvenliği uygulandığından güvenlik konusunda endişelenmemize gerek kalmaz.
Sonuç
Sonuç olarak verileri doğrudan Dynamics 365 CRM ortamında düzenlemenin bu yeni yolu çok kullanışlı ve daha hızlıdır. Excel sayfasındaki değişiklikleri yapmaya devam edebilir ve tüm veri değişikliklerini tek bir tıklamayla Dynamics 365 CRM'de yayınlayabiliriz.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder